1、完善的會議組織工作
所謂會議，亦稱聚會，是指將人們組織起來，在一起研究、討論有關問題的一種社會活動方式。會前準備階段要進行的會議組織準備工作大體上有如下四項：
- 擬定會議主題。會議的主題，即會議的主題思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之後，才可以據此一一加以確定。
- 擬發會議通知。它應包括以下六項：一是標題，重點交待會議名稱。二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，應規定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。
- 起草會議檔案。會議所用的各項檔案材料均應於會前準備完成，主要材料應準備與會者人手一份。開幕詞、閉幕詞和主題報告都需事先安排準備。招待工作如交通、膳宿等方面的具體工作應精心、妥當做好準備。會場的選擇需要精確判斷，不應過大，顯得空曠無人，也不可過小，弄得擁擠不堪。佈置和座位安排應預估規劃，凡屬重要會議，主席臺上就座者身前桌上應擺放任務或姓名桌牌。必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備，事先都要認真調試。需用的文具、飲料亦應預備齊全。
- 例行服務工作：會場進口應安排專人迎送、引導、陪同與會人員，對與會的年老體弱者進行照顧，必要時還可為與會者安排一定的文體娛樂活動。凡重要會議，不論是全體大會還是分組討論，都要進行必要的會議記錄；會議記錄，是由專人負責記錄會議內容的一種書面材料，會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內。會議結束後，組織準備工作者應準備返程交通安排，整理主要會議檔案材料，收集報帳收據及各種雜物，整理會場交還租借單位。
2、會議組織注意事項
- 開會之前要深入考慮召開會議的目的，準備好會議上報告、提問、調查或討論的綱目。
- 要根據會議內容、性質與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數的多少應根據會議內容和會議預期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數可少些。調查情況、紀念及宣傳性的會議，人數可多些。
- 為使會議開得有成效，根據會議內容，會前應考慮一些人重點發言，並在發言上做一些重點分工。
- 盡可能瞭解與會人員情況，在會議休會期間組織一些聯誼活動，增進瞭解，加深感情。會議結束後，應繼續與會議人員保持一定的聯繫，以備需要時，可以進行合作。
- 根據會議的安排，確定會議的位址，安排好主會場和分組討論的地點。住宿會議還應安排好房間，落實食宿各項問題。
- 根據會議的時間安排，發出會議通知，會議通知應及早，內容要明確、具體，如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。
- 會議開始後，及時掌握會議的動態，對會議的進展情況進行蒐集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。
- 會議結束之前，聯繫好會議人員返回的車票、機票，力爭將食宿費等儘早結算清楚。
- 會議結束後，要對會議的各類檔案材料做好善後工作，需發簡報或檔案的應從速擬發。各類記錄、發言稿、原始材料等，應立案存檔。
- 注意合理安排會議日程，適當安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。
3、會議組織策劃方案
一、 會前準備
- 確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？
- 確定會議的目的。試圖達成什麼樣的結果？會議準備做出什麼樣的決定？準備取得什麼的行動方案？
- 準備議事日程。列出與會議目的有關的專案。依重要程度進行項目排序。把有關專案歸併為一組，限定每個項目的商議時間。
- 收集所有與會議所議專案有關的資訊。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
- 會前將會議議事日程和整理好的檔案在與會人中間傳閱。
- 根據要討論的問題限定與會人員。
- 在正式開會之際，檢視一下是否有新的資訊。如果有，需簡要告訴大家。二
二、會議期間控制
- 述會議的目的。
- 核對並記錄與會者。
- 根據議事日程順序提出每個專案，然後進行討論，徵求有關與會者的意見。
- 給每一個人表述自己意見的機會。
- 控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。
- 如果討論變得複雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。
- 堅持預定的時間，不要拖延。
- 在每個專案討論結束後加以概括，以便決策或達成結論。
- 在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。
- 確定下次會議的議題和時間。
三、會期工作：
會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供 會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認 會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂 會議接待標準合同。
6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
8、準備會議資料。（含代邀請相關人士、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）
會中工作：
9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接待。
10、 會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。
11、會議秘書協助會場佈置及會場的會務服務。
12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關資訊。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
14、提前確認會議代表的娛樂專案、娛樂場所及消費和付費的方式。
15、確認旅遊公司為該會議提供的旅遊考察的吃、住、行、遊、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導遊等安排）。
16、確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認特殊客人（如殘障及家屬等）的安排及接待工作。
18、協調會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。
會後工作：
20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見回饋及處理工作。
21、會議資料、發言稿、新聞報導資料的匯總結書工作及印刷通訊錄。
22、與會議主辦者的費用結算工作。
4、會議組織者的責任
任何公司、協會或其他非營利組織一旦決定召開會議了，就必然指定內部工作人員或外部專業會議組織者具體實施會議的策劃和組織工作。《1995 年亞太會議市場報告》顯示會議組織者的主要責任：選擇會議地點，選擇會議飯店和其他設施，安排會議日程，制定會議預算／支出，決定其他相關活動，確定會議目標。
在這些主要責任中最重要的就是負責選擇會議活動的地點、飯店或設施及制定預算。在會議組織者選擇會議地點時，成本是肯定要考慮的要素，到目的地的交通便利程度、飯店和其他設施情況等也十分重要。當然，價格並不是惟一重要的，也不是衡量會議目的地是否恰當的惟一尺度。
正因為要考慮總成本，所以到達目的地的便利交通、會議代表距離目的地的距離、所需要的旅行時間、交通費用等，都是目的地選擇的考慮要素。這樣，鄰近國家和地區往往是首先考慮的目標。多數亞洲國家之所以成為受歡迎的目的地，是緣於其相鄰的國家或地區，例如，中國大陸是香港第一位的會議目的地，馬來西亞是新加坡的會議目的地，而紐西蘭又是澳大利亞的會議目的地。在會議目的地 ( 城市 ) 的選擇要素中還有一個重要的因素是接待會議的飯店和設施，所以會議組織者在作最後決定之前通常要四處實地考察。
制定會議預算也是會議組織者的重要責任之一。會議預算一般由會議組織者的財力和實力、會議的規模和檔次、活動的內容、離目的地的遠近、設施和服務的規模等因素來決定。具體制定預算和分配使用經費上要根據會議規模、檔次、飯店目的地和會議活動內容等具體情況靈活地合理調節。
5、會議組織的基本技巧
作為經常組織會議的人，最基本的會議組織技巧應該瞭若指掌。會議組織的好壞嚴重影響會議的效果，下面就介紹6個會議組織的小技巧：
- 會場預約：根據需要，制定最完美的策劃；根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，並提前預約。
- 會場的佈局設備安裝調試：根據會議的具體情況，設計並安排會場的佈局，細緻周到地設計好所有的細節；根據需要準備會議所需要的所有設備，並提前安放在指定位置；根據需要提前調試好設備並進行演練，確保會議的順利進行。
- 印刷材料的設計製作：根據會議的具體需求設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。
- 與會者的接送：根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛。
- 與會者的餐飲：根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點選擇不同的用餐地點。
- 與會者業餘時間的安排：根據參會人員的喜好，選擇不同的休閒方式；設計專門的旅遊線路。
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